Dr. Szili Katalin, az Országgyűlés elnöke 2004. szeptember 10-én hívta össze a KMKF alakuló ülését. Az ülés elfogadta statútumát, és azóta évi egy alkalommal, szeptemberben plenáris ülést tart Budapesten. A plenáris üléseket a KMKF szintén évente egy alkalommal ülésező Állandó bizottsága készíti elő, amelybe a KMKF-ben részt vevő pártok és szervezetek egy-egy főt delegálnak.

A KMKF a különböző kárpát-medencei országok országos, vagy tartományi megyei szinten megválasztott képviselőinek és az Európai Parlamentben mandátummal rendelkező magyar képviselők egyeztető fóruma. Az Országgyűlés frakciói 3-3 képviselőt küldtek a KMKF-be, az Országgyűlés Külügyi és határon túli magyarok bizottsága 3 képviselőt, az Európai Parlament frakciónként 1-1 képviselőt delegált a statútum alapján az intézménybe. A 68 határon túli képviselővel együtt így a plenáris ülésen 89 képviselő tanácskozik. Az Állandó bizottság létszáma 19 fő.

A KMKF 2006. szeptemberi ülésen elfogadott állásfoglalás rendelkezett négy albizottság felállításáról (Gazdasági, Jogi, Kulturális és oktatási, illetve Külügyi és Európa-ügyi albizottságok) annak érdekében, hogy az évente egy alkalommal tartott plenáris ülések között is biztosítani lehessen a folyamatos párbeszédet a képviselők között, elsősorban szakpolitikai jellegű kérdésekben.